Aujourd’hui nous allons nous intéresser à la création d’un dossier de presse. Un élément essentiel pour communiquer sur son entreprise.
Un document indispensable pour partager des informations à des médias, la presse, des radios, des chaînes de télévision, des journalistes ou plus simplement des personnes qui souhaitent en savoir plus sur votre entreprise.
📙 Définition d’un dossier de presse
Un dossier de presse est un outil de communication pour les entreprises qui permet de transmettre des informations de manière organisée et synthétique.
Ainsi un lecteur comme un journaliste doit à travers un dossier de presse trouver les informations dont il a besoin pour écrire un article.
C’est pour cela qu’un dossier de presse d’entreprise doit être organisé et bien mis en page.
Attention, il ne faut pas confondre un dossier de presse avec un communiqué de presse ou d’une revue de presse. Une revue de presse étant une compilation d’articles et un communiqué de presse un document présentant une actualité ou un évènement d’une entreprise.
Vous pouvez aussi trouver le nom de Press Kit ou l’abréviation DP pour parler d’un dossier de presse.
Un outil de communication d’une entreprise qui est souvent utilisé pour obtenir un passage médiatique pour faire connaître son entreprise d’un public plus large.
✍️ Comment rédiger un dossier de presse ?
Comment structurer et que contient un dossier de presse ?
Commençons par la structure d’un dossier de presse d’une entreprise. Ici je vais vous donner un exemple d’une structure pour un dossier de presse.
Il s’agit d’un exemple qui permet de regrouper les grandes informations pour ne pas oublier certains éléments importants.
Vous pouvez ajouter, modifier ou retirer des parties comme vous le souhaitez.
- Une page de garde
- Une introduction avec un mot d’un fondateur ou d’un dirigeant
- Une présentation courte et générique de l’entreprise
- Une présentation des créateurs ou fondateurs
- Sommaire du dossier de presse
- L’histoire de l’entreprise
- Une fiche signalétique
- Les activités de l’entreprise
- Les valeurs de l’entreprise
- Les produits & services de l’entreprise
- Les dates, chiffres clés, récompenses
- Des témoignages ou retours de clients
- Une revue de presse
- Contact presse
- Annexes.
Explications et détails pour constituer son dossier de presse
En reprenant la liste de la structure de dossier de presse que je viens de vous proposer. Nous allons voir en détail le contenu de chaque partie et expliquer l’importance de chaque partie.
- La page de garde (1 page)
Titre, logo, nom de l’entreprise, date, visuel, la mention : dossier de presse.
Les journalistes reçoivent beaucoup de mails et de documents à traiter tous les jours. La page de garde donne un maximum d’informations simplifiées pour qu’ils puissent savoir si c’est bien ce document dont il a besoin et au minimum connaître le but du fichier.
- L’introduction (1 page)
En introduction, il est intéressant de mettre un texte créé spécialement pour ce dossier de presse. Un texte dont l’auteur est l’un des fondateurs ou directeurs de l’entreprise.
Le but est d’ici d’expliquer et détailler le pourquoi de la création de l’entreprise et ce qu’elle représente aujourd’hui et représentera demain. N’hésitez pas à mettre une photo du fondateur de l’entreprise.
C’est également une source de citation pour les journalistes et rédacteurs.
- La présentation courte et générique (0.5 ou 1 page)
L’idée ici est de faire un premier texte très court qui permet de résumer l’activité de l’entreprise en 2 ou 3 phrases qui pourront être réutilisées facilement.
Puis dans un second temps de créer un paragraphe permettant de détailler l’activité de l’entreprise. On évite de trop détailler l’historique de l’entreprise et on se concentre plus sur le produit, le service ou l’activité.
Cela va permettre à ceux qui lisent votre dossier de presse, mais qui ne connaissent pas bien votre entreprise et ce que vous faites, d’avoir une vision plus claire.
Certaines entreprises se positionnent sur des sujets complexes liés aux nouvelles technologies (automatisation, intelligence artificielle) ou bien dans l’industrie de pointe (aéronautique, bio-industries).
Rédiger une présentation courte dans son dossier de presse d’entreprise qui puisse être comprise de tous est donc important. Cela évite la transmission d’informations erronées ou inexactes sur votre entreprise.
- La présentation des créateurs ou fondateurs (0.5 ou 1 page)
Suite à la présentation de l’activité de l’entreprise, il est important de faire une présentation des fondateurs ou de l’équipe dirigeante de l’entreprise.
Vous pouvez le faire sous forme de schéma de type organigramme ou bien faire une suite de courte présentation. N’oubliez pas de mettre des informations comme le nom, prénom, poste, photo individuelle, description du parcours professionnel avant l’entreprise…
Aujourd’hui les personnalités des entreprises ont un rôle majeur dans la communication d’une entreprise. On s’attache et s’intéresse plus facilement à un visage et à une personnalité plutôt qu’à une entité morale.
- Le sommaire (1 page)
Ici le but est de faire un sommaire pour le reste de votre dossier de presse d’entreprise.
💡 Bon à savoir : Sur les fichiers PDF lors de la création de votre document vous pouvez mettre des liens cliquables qui renverront directement à la bonne page du sommaire.
- L’histoire de l’entreprise (1 page)
C’est dans cette partie que vous allez pouvoir commencer à mettre des informations plus précises sur votre entreprise. Vous pouvez mettre beaucoup de plus de texte, car si une personne est arrivée jusqu’ici c’est qu’elle souhaite en découvrir plus sur votre entreprise.
Dans la partie histoire de votre dossier de presse, vous pouvez partir de la date de création de votre entreprise puis indiquer date par date les grandes évolutions ou changements que vous avez connus.
Il est aussi intéressant d’ajouter une frise chronologique avec les grandes dates liées à votre business. Un visuel bien construit vaut mieux que mille mots.
- Une fiche signalétique (0.5 ou 1 page)
J’utilise ici le terme de fiche signalétique mais l’idée est moins austère que cela. Le but est de donner toutes les informations importantes de votre entreprise. Visuellement vous pouvez présenter cela avec des pictos ou des icônes représentant chacune des informations que vous souhaitez indiquer.
Elle va permettre de trouver rapidement les éléments clés pour la création d’un article ou un contenu sur votre entreprise. Cela évite de rechercher des informations simples comme la date de création de votre entreprise dans les autres parties.
Parmi les informations que vous pouvez ajouter : le nom de l’entreprise, la raison sociale, le statut juridique, la date de création, l’adresse, le ou les secteurs d’activité, la ville, le nombre de salariés, les implantations, le dernier chiffre d’affaires, le site internet, nombre de pays disponibles, nombre de clients…
En somme, toutes les informatiques pratiques et intéressantes que vous souhaitez relayer qui pourront être réutilisées dans une description, une présentation ou un visuel.
- Les activités de l’entreprise (0.5 ou 1 page)
Dans cette partie, vous pouvez expliquer pourquoi vous vous êtes lancé sur ce marché, ce qu’il manquait, ce que vous avez apporté avec votre entreprise sur ce marché. Mais aussi vos avantages, vos bénéfices et vos grandes forces.
Vous pouvez aussi expliquer comment fonctionne votre entreprise, votre produit, votre service (attention ne pas faire doublon avec la partie sur les produits & services).
Si vous le souhaitez vous pouvez également parler de vos perspectives d’avenir ainsi que les prochaines étapes pour votre activité.
- Les valeurs de l’entreprise (0.5 ou 1 page)
Les valeurs d’une entreprise regroupent les codes, les croyances, les principes, les normes qui permettent de définir son entreprise. Elles sont utilisées pour exprimer la manière dont l’entreprise travail en interne (entre les collaborateurs) et en externe (avec ses clients).
Les valeurs sont aussi un moyen pour différencier plusieurs entreprises se positionnant sur un même secteur d’activité, un élément de démarcation.
Innovation, excellence, partage, bienveillance, transparence… Sont des exemples de valeurs d’entreprises.
Au-delà d’utiliser un terme ou un autre, il faut justifier ou au moins expliquer pourquoi cette valeur est importante pour l’entreprise. C’est aussi ce qui va permettre de bâtir une culture d’entreprise sur le long terme.
- Les produits & services de l’entreprise (plusieurs pages selon votre besoin)
Dans cette partie, vous pouvez donner une description précise de l’ensemble de vos produits ou services.
Vous pouvez également juste mettre en avant vos produits ou services phares. Le but est d’expliquer un peu plus le fonctionnement et ce qui vous différencie de la concurrence si vous en avez une.
N’hésitez pas à intégrer des visuels ou des liens vers des vidéos qui permettent d’expliquer et d’imager un peu plus vos produits et services.
- Les dates, chiffres clés, récompenses (1 page)
C’est une partie que les journalistes apprécient beaucoup pour la rédaction de leur article, donc il faut prendre soin de cette partie de votre dossier de presse d’entreprise.
Dès lors que l’on a saisi ce que fait votre entreprise mais aussi ce qu’elle vend, on va s’interesser rapidement à ses résultats et aux différents chiffres, données et récompenses qu’elle a pu obtenir.
Ainsi vous pouvez donner des chiffres liés à vos ventes, à un nombre d’inscriptions, de clients, de prix remportés, de distinctions obtenues. Ou encore des chiffres plus liés à l’interne de votre entreprise comme des dates importantes, le nombre d’employés, de partenaires, vos levées de fonds…
Le but est de mettre en avant les chiffres importants qui pourront être réutilisés pour une présentation ou un article sur votre entreprise.
- Des témoignages ou retours de clients (1 page)
Pour mettre votre entreprise en valeur et montrer le bien-fondé de son existence et de son excellence rien de mieux que d’avoir des retours de vos clients.
Aujourd’hui, les avis clients ont une très grande importance dans le choix d’un produit ou d’un service. Le fait d’avoir des témoignages de clients qui sont satisfaits vous permet de vous mettre en valeur.
Dans cette partie, vous pouvez afficher des textes de vos clients qui parlent de votre entreprise et de vos produits ou services. Mais également afficher une liste (ou les logos) des entreprises qui font confiance à votre entreprise.
De préférence des entreprises connues ou au moins connues sur votre secteur d’activité.
- Une revue de presse (1 page)
Une partie un peu similaire à celle des témoignages et retours de vos clients. Ici on va afficher des articles de presse ou en ligne qui parle de votre entreprise ou des fondateurs de votre entreprise.
Le but est là aussi de montrer un peu plus la valeur de votre entreprise. Si des journaux ou blog ont parlé de vous cela tend à signifier que votre entreprise à une certaine notoriété et est aussi un sujet possible d’articles de presse.
Vous pouvez afficher les liens ou un extrait des articles qui parlent de vous sur cette page.
- Contact presse (1 page)
Il s’agit de la dernière page de votre dossier de presse d’entreprise. Ici, on va insérer l’ensemble des informations pour suivre ou contacter facilement votre entreprise.
Vous pouvez afficher les coordonnées de votre entreprise, le site internet, le ou les noms que vous utilisez sur les réseaux sociaux et les informations de contact de la personne en charge des relations presse ou moins celle qui pourra répondre aux questions de journalistes sur votre entreprise.
- Annexes (optionnelle)
Cela se fait assez peu mais vous pouvez mettre des annexes dans votre dossier de presse d’entreprise. Vous pouvez par exemple mettre des screenshots, des photos, plus de description ou encore des documents ou visuels importants selon vous.
Vous l’aurez compris un dossier de presse d’une entreprise contient une dizaine de pages. Cela n’est pas nécessaire de faire plus au risque que les personnes ne le consultent pas ou survolent les informations.
C’est aussi là que l’on comprend que la mise en page d’un dossier de presse est importante pour donner envie de le lire.
🔍 Quelques exemples de dossier de presse d’entreprise
Sur internet vous pouvez trouver de nombreux exemples de dossier de presse. J’ai préféré faire une recherche de dossier de presse d’entreprise de type start-up pour avoir des données actualisées et avec une mise en page soignée.
Exemple d’un dossier de presse de l’entreprise AirCall
Aircall a fait le choix de faire un dossier de presse sous un format PDF à la manière d’une présentation sur Google Slides ou PowerPoint en paysage. J’aime beaucoup cette version car elle est très colorée et très vivante.
Ce dossier de presse est concis avec assez peu de texte mais toutes les grandes informations sur l’entreprise sont présentes et suffisantes pour rédiger un article sur l’entreprise.
Exemple d’un dossier de presse de l’entreprise Meero
Voici un dossier de presse de l’entreprise Meero qui date de 2019, vous pouvez le consulter via ce lien :
Exemple d’un dossier de presse de l’entreprise Alan
Voici un dossier de presse de la start-up Alan, ici c’est un format un peu particulier car il s’agit d’une page Notion. Vous pouvez le consulter ici :
Exemple d’un dossier de presse de l’entreprise ContentSquare
Enfin un dernier exemple pour cet article, un dossier de presse (nommé Kit Presse) de la start-up Contentsquare.
🛎️ Quelques derniers conseils pour votre dossier de presse d’entreprise
À qui transmettre un dossier de presse d’entreprise ?
La réponse la plus évidente est “à un journaliste” ou au moins à une rédaction. Parmi les grands objectifs d’un communiqué de presse et d’un dossier de presse va retrouver cette idée d’obtenir un passage médiatique. Que cela soit dans la presse écrite, sur un site internet ou bien dans d’autres médias comme la radio ou la télévision.
Dès lors que vous avez rédigé votre dossier de presse, vous pouvez envisager de l’envoyer à d’autres cibles comme des bloggers ou des influenceurs. L’idée reste la même, faire en sorte que l’on parle de vous (en bien).
Pour trouver des contacts de journalistes, vous avez plusieurs solutions. La première est de se constituer une liste de publications et de médias ou vous constatez que votre entreprise pourrait avoir une parution.
Dès que cela est fait, il faut rechercher les rédacteurs des articles. Certains journalistes ont des domaines de prédilections et vous devez trouver celui qui est le plus à même d’être intéressé par votre activité.
Enfin le dernier jeu va être de trouver le contact de ces personnes en trouvant une adresse mail de contact. LinkedIn est un outil très puissant qui permet de scraper des mails, de plus la grande majorité des journalistes sont sur LinkedIn. De nombreux outils permettent d’extraire la ou les adresses mails d’un profil LinkedIn.
Twitter est aussi un réseau social que les journalistes affectionnent grâce à la rapidité de diffusion du contenu.
Vous pouvez aussi analyser la structure des adresses mails utilisées par une rédaction pour essayer de deviner l’adresse mail du journaliste. Les entreprises utilisent généralement la même structure d’e-mail pour l’ensemble des collaborateurs.
Exemples de structure d’adresses mails : guillaumemartin@redaction.com ou g.martin@redaction.com ou guillaume-martin@redaction.com…
Le fait d’envoyer votre dossier de presse à une adresse générique (ex : contact@redaction.com) est aussi une solution mais vous avez de forte chance qu’il soit consulté par personne ou non transmis à la bonne personne de la rédaction.
Bien nommer le fichier de son dossier de presse d’entreprise
Il faut absolument éviter d’avoir des noms de fichier comme “xz094dr-react.pdf” et cela pour plusieurs raisons.
- Pour les personnes qui vont le télécharger
Les journalistes vont potentiellement télécharger votre pièce jointe PDF. Et vous pouvez facilement imaginer que certains ont plusieurs centaines vers milliers de fichiers sur leur ordinateur. S’il souhaite retrouver votre dossier de presse plus tard, ils ne pourront pas le trouver facilement avec un nom qui n’a pas de sens.
- Pour le retrouver rapidement dans sa boîte mail (recherche)
Les boîtes mails vous permettent de faire des recherches dans l’ensemble des mails que vous avez reçus et certaines boîtes mails comme Gmail et d’autres laissent le moteur de recherche filtrer avec le nom des documents en pièce jointe.
- Pour le référencement naturel de votre document si vous le mettez sur votre site
Bien que n’étant pas des pages d’un site internet, les fichiers au format PDF peuvent être référencés sur les moteurs de recherche. Ils sont même facilement identifiables lors d’une recherche car on voit apparaître une mention PDF en bout de ligne du lien.
Comme pour une image, le nom qui est donné à un fichier PDF a son importance pour le référencement. Il faut mettre le ou les mots-clés dans le nom et essayer de décrire au mieux le contenu de votre fichier en quelques mots.
Alors pour le nom de votre fichier vous pouvez par exemple mettre :
- L’année de création de votre fichier ;
- Le nom de votre entreprise ;
- La mention “Dossier de presse” ou “DP” ;
- Le nom de la personne ou de la rédaction à qui est destiné le fichier.
Comment transmettre votre dossier de presse ?
La voie la plus classique est de transmettre votre dossier de presse ou votre communiqué de presse par e-mail. Il y a quelques règles pour optimiser un envoi par mail d’un dossier de presse.
- Le format du fichier de votre dossier de presse
Il faut privilégier deux formats : un fichier PDF ou un lien consultable en ligne. De préférence, il faut envoyer votre dossier de presse au format PDF pour plusieurs raisons.
Le format PDF est un format “figé” que tout le monde peut consulter à l’inverse d’un fichier Word ou Google Docs. Pour être plus précis, la mise en forme que vous avez effectuée ne sera pas modifiée à l’ouverture pour la lecture en utilisant un fichier PDF.
Par exemple si vous envoyez un fichier Word et que la personne l’ouvre avec Google Docs, il y a de forte chance que la mise en page saute, affichant ainsi un rendu non optimisé pour la lecture. Même chose avec toutes les différentes versions et mises à jour de différents outils d’édition de texte. Un fichier PDF est donc à privilégier.
- Le poids des fichiers que vous transmettez
Si vous faites le choix d’un fichier PDF évitez qu’il ait une taille de plusieurs centaines de Mo ou de quelques Go.
Un fichier PDF peut être compressé et faire uniquement quelques Ko, il existe de nombreux outils en ligne pour faire cela sans détériorer la qualité de votre dossier de presse.
Un fichier trop volumineux va prendre du temps à être téléchargé et va aussi prendre du temps à s’ouvrir et s’afficher. Alors autant éviter cela en compressant votre fichier PDF avant de l’envoyer.
- L’objet de votre mail
Là aussi, le but est d’être compris, vu et retrouvable rapidement dans une boîte de réception. Si vous avez déjà été en contact avec la personne vous pouvez simplifier l’objet en n’oubliant pas d’ajouter les mentions comme Dossier de presse ou le nom de votre entreprise.
La situation est la même si vous souhaitez répondre à une actualité que vous avez vue, pensez à introduire des éléments pour faire comprendre que vous parlez de cet évènement.
Si vous n’avez jamais contacté la personne vous pouvez vous inspirer d’objet de mail utilisé en cold mailing, on en retrouve très facilement sur Google. Le but va être de faire ouvrir votre mail à la personne.
Vous pouvez aussi jouer la carte du mail mystérieux avec par exemple « Mon entreprise & Le contact ». Dans la liste des mails d’une boîte de réception ou en notification cela attire l’œil et donne envie de consulter le contenu du mail.
- Le contenu de votre mail
N’écrivez pas un pavé ou un roman car vous allez avoir de forte de chance qu’il ne soit pas lu. Dès lors que le mail est ouvert le but est de faire lire ou télécharger votre dossier de presse d’entreprise.
- Votre signature mail
Même si vous avez une page contact dans votre dossier de presse, pensez à mettre votre signature e-mail avec l’ensemble des éléments pour prendre facilement contact avec vous (téléphone, mail, nom, prénom, adresse, réseaux sociaux…)
Une autre possibilité que de le transmettre au format PDF en pièce jointe est de l’héberger directement sur votre site et de le transmettre sous forme de lien consultable en ligne.
Vous pouvez aussi créer un sous-domaine pour créer un espace Press sur votre site ou plus simplement une page sur votre site internet dédié la communication sur votre entreprise (communiqué de presse, dossier de presse, photo d’entreprise, kit média, logo à télécharger…)
L’envoi par e-mail est à privilégier mais vous pouvez également penser à l’envoyer via les réseaux sociaux ou par courrier papier si vous ne recevez pas de réponse.
Quand envoyer un dossier de presse ?
Il y a plusieurs possibilités :
- Face à une actualité
Si vous avez vu une actualité sur un site très proche de votre entreprise ou de vos produits, vous pouvez imaginer envoyer votre dossier de presse pour faire comprendre que votre entreprise est une solution ou un élément important à ajouter à l’article.
- Lorsque votre entreprise à une actualité
Quand votre entreprise à une grande nouvelle à annoncer ou un évènement vous pouvez créer un communiqué de presse à envoyer aux journalistes et autres médias. C’est aussi l’occasion d’envoyer votre dossier de presse pour que les personnes en rédaction puissent avoir tous les éléments sous la main pour rédiger un article sur vous.
Pour ce qui est du timing d’un envoi (quelques règles de bon sens) :
Éviter d’envoyer votre mail en fin de semaine car on est moins réactif et on peut facilement oublier une fois le week-end passé. De plus dans les grandes rédactions les équipes de la semaine ne sont pas forcément les mêmes que celle du week-end.
Éviter aussi le Lundi car souvent tous les mails et toutes les actualités non traitées du week-end vont remonter dans la boîte mail. Il est alors plus simple de passer inaperçu dans une boîte mail.
Le mieux est alors en milieu de semaine et de préférence dans la matinée.
Enfin, si vous n’avez pas de réponse pensez à faire une relance mail pour optimiser vos chances d’avoir une réponse.
Mettre à jour son dossier de presse
On oublie facilement mais mettre à jour son dossier de presse est important. Même si cela demande du temps vous devez au moins le mettre à jour une fois par an.
Lire un dossier de presse qui date de plusieurs années ne donne pas forcément envie de s’y intéresser car on peut aisément penser que toutes les informations ne sont plus à jour.
Voilà vous avez désormais toutes les clés en main pour créer et rédiger votre dossier de presse d’entreprise. Si vous souhaitez de l’aide n’hésitez pas à me contacter !
